São muitas as atribuições que estão na rotina de uma Administradora e os serviços são essenciais para o bom andamento do condomínio.

Gestão Administrativa

Atendimento

1. Atendimento geral e orientação ao Síndico e Corpo Diretivo.
2. Atendimentos pessoal, telefônico e e-mails de condôminos e representantes (imobiliárias, advogados, locatários etc.): informações, reclamações, orientação, solução de problemas etc.

Rotinas

3. Controle e atualização do cadastro de proprietários.
4. Controle do cadastro e mandato do Corpo Diretivo.
5. Controle de valores de isenções / remunerações de Síndicos e membros do Corpo Diretivo para fins de retenção e recolhimento de INSS e lançamento na DIRF.
6. Controle e atualização do cadastro do condomínio na Receita Federal – CNPJ. O
7. Gerenciamento e guarda dos arquivos documentais e legais.         **
8. Elaboração e emissão de cartas, circulares, editais e atas de assembléias.
9. Elaboração e emissão de correspondências a condôminos e fornecedores.
10. Elaboração de notificações extrajudiciais a condôminos e fornecedores.
11. Serviços de malote.
12. Elaboração de gráficos e controle de consumos de água, energia e gás.
13. Implantação/atualização de banco de dados do condomínio na Internet. **
14. Suporte ao controle de acesso na portaria (crachás, cadastro e relatórios).
15. Controle de uso e manutenção de áreas de recreação: salão de festas, espaço gourmet, salão de jogos, piscinas, academia, quadras etc.
16. Controle e cobrança pelo uso dos salões, churrasqueira e outros espaços.

Suporte Técnico

17. Coleta de orçamentos para obras, materiais e serviços que se fizerem necessários.
18. Atendimento e negociação com fornecedores.
19. Elaboração de memorial de concorrência e planejamento financeiro.
20. Análise prévia de contratos.
21. Acompanhamento e controle, em conjunto com o zelador, de serviços periódicos de limpeza de caixas d’água, dedetização, análise química da água e outros.
22. Vistoria periódica nas instalações e áreas comuns e emissão de relatórios.

Gestão de Contratos

23. Gestão dos contratos de conservação e manutenção dos equipamentos comuns:
    
    1. Elevadores;
    2. Portões, porteiros eletrônicos, centrais telefônicas e interfones;
    3. Antenas coletivas;
    4. Monitoramento de segurança, circuito de câmeras e proteção de perímetro;
    5. Áreas ajardinadas;
    6. Conjunto de bombas;
    7. Ar condicionado / Aquecimento central;
    8. Grupo-gerador.
24. Gestão dos contratos terceirizados e assessoria no controle e manutenção dos equipamentos de segurança, de acordo com normas do Corpo de Bombeiros, legislação municipal (CONTRU) e normas técnicas da ABNT, relativos a:
    
    1. Controle de renovação do AVCB – Atestado de Vistoria do Corpo de Bombeiros;
    2. Certificado de Manutenção – CONTRU (edifícios comerciais);
    3. Vencimento das cargas e testes dos extintores de incêndio;
    4. Agenda de treinamento da brigada de prevenção e combate à incêndio.
    5. Sinalização, sistemas de alarme, iluminação de emergência, detecção de fumaça e sprinklers;
    6. Corrimãos, portas corta-fogo, escadas de emergência e rotas de fuga;
    7. Sistema de pára-raios – medição ôhmica e abrangência do sistema;

Seguros

25. Gerenciamento do seguro contra incêndio, responsabilidade civil e outras coberturas: controle de vencimentos, coleta de propostas, análise e encaminhamento para deliberação.
26. Acompanhamento da liquidação de sinistros.

Assembleias e Reuniões

27. Controle da realização das Assembleias Ordinárias anuais (obrigatórias).
28. Acompanhamento de Assembleias Gerais: qualificação e controle de presenças, orientação e esclarecimentos, redação e distribuição das atas. O
29. Transcrição das atas no livro próprio e registro em cartório.
30. Assessoria a reuniões do Corpo Diretivo, redação e distribuição das atas. O

Outros

31. Assessoria na interpretação da legislação e aplicação das normas da Convenção e do Regulamento Interno.
32. Administração de locações de espaços e áreas comuns do edifício (lajes de cobertura, fachadas etc.). O
33. Diligências junto a concessionárias, prefeitura e órgãos da administração pública, cartórios e repartições para solução de pendências, parcelamentos de dívidas, certidões e outras providências. O

Gestão Financeira

Emissão e Cobrança

1. Elaboração e acompanhamento da previsão orçamentária.
2. Elaboração do quadro de rateio das despesas.
3. Emissão dos boletos bancários.
4. Controle dos pagamentos das cotas condominiais e baixas bancárias.
5. Cobrança administrativa de devedores por cartas e telefone.
6. Emissão de declarações negativas de débitos condominiais. O
7. Gestão dos contratos coletivos de TV por assinatura, Internet e similares. O
8. Gestão da cobrança de consumo de água e gás, de acordo com sistema de medição individualizada do condomínio. O

Pagamentos

9. Contas a pagar – controle dos vencimentos e liquidação dos compromissos via cheques e pagamento eletrônico.
10. Destaque e recolhimento de impostos retidos.
11. Controle de senhas, talões, extratos e documentação bancária do condomínio – conta movimento ou investimento.

Prestação de Contas

12. Conciliação da prestação de contas do condomínio.
13. Prestação de contas mensais ao condomínio e elaboração de demonstrativos de despesas, recebimentos, devedores e balancete com posição financeira detalhada.
14. Prestação de informações diárias ao Corpo Diretivo sobre as contas.
15. Confecção das pastas de prestação de contas mensais.
16. Controle da remessa e devolução das pastas de prestação de contas.
17. Elaboração de respostas a dúvidas do Corpo Diretivo nos termos de verificação das contas.
18. Divulgação das contas mensais aos condôminos.
19. Elaboração de balanços anuais para apresentação na assembleia geral ordinária.
20. Disponibilidade dos balancetes e demonstrativos financeiros na Internet.
21. Acompanhamento das aplicações financeiras do Condomínio.

Tributos

22. Gestão tributária – cálculo para aplicação das alíquotas, retenção e recolhimento do PIS, COFINS, CSLL, INSS e IRRF. O
23. Acompanhamento da situação de empresas com relação a liminares, ações judiciais e particularidades na retenção de impostos. O
24. Verificação de cadastro de prestadores de serviços autônomos no PIS, retenção e recolhimento de INSS devido.
25. Armazenamento de dados e controle cumulativo para prestação de informações anuais dos recolhimentos de tributos federais.
26. Obtenção de certidões negativas de débitos de tributos e contribuições. O

Gestão de Recursos Humanos

Admissão

1. Recrutamento e seleção de funcionários.
2. Solicitação de pesquisa cadastral.
3. Admissão e procedimentos de registro
4. Controle de contrato de experiência.

Cadastros e Registros

5. Atualização das fichas e livro de registros dos funcionários.
6. Atualização das carteiras profissionais.
7. Pesquisa cadastral periódica dos funcionários.
8. Confecção e atualização do quadro de horário de trabalho.
9. Controle de livros de inspeção trabalhista.
10. PIS – cadastramento de novos funcionários.
11. Inscrição do condomínio e acompanhamento junto a CEF – Conectividade Social / FGTS. **
12. Inscrição do condomínio e renovação no PAT – Programa de Alimentação do Trabalhador.
13. Elaboração e entrega do CAGED – Cadastro Geral de Empregados e Desempregados.
14. Controle e entrega anual da RAIS-Relação Anual de Informações Sociais. **

Atendimento

15. Atendimento em geral aos funcionários dos condomínios.
16. Elaboração de declarações para fins de concessão de aposentadoria.
17. Elaboração da relação de salários de contribuição para fins de concessão de benefícios.
18. Preenchimento de Atestado de Afastamento do Trabalho para fins de concessão de auxílio doença.
19. Preenchimento da CAT – Comunicação de Acidente do Trabalho para fins de concessão de auxílio acidente.
20. Formalização de advertências disciplinares e suspensões.

Controle de Custos

21. Elaboração e controle de escalas de revezamento e folgas
22. Estudos de simulação de quadro de horários para redução de custos.
23. Cálculo de supressão de horas extras habituais para redução de custos.

Folha de Pagamento e 13º Salário

24. Elaboração da folha de pagamento.
25. Emissão e controle do retorno dos comprovantes de pagamento dos salários.
26. Pagamentos aos funcionários por meio de depósito ou contas-salário.
27. Controle das horas extras, marcação de ponto e sistema de ponto eletrônico.
28. Controle de salário-família.
29. Elaboração da folha de pagamento do 13º salário.
30. Elaboração e recolhimento das guias de INSS (GPS).
31. Elaboração e recolhimento das guias de FGTS – GFIP e SEFIP.
32. Elaboração e recolhimento das guias do PIS.
33. Recolhimento de Imposto de Renda retido na fonte dos funcionários.
34. Emissão dos informes de rendimentos dos empregados.
35. Controle e entrega anual da DIRF – Declaração de Imposto de Renda Retido na Fonte. O
36. Retenção e recolhimento das contribuições sindicais patronal e de empregados.

Férias e Rescisões

37. Controle de vencimentos e períodos aquisitivos de férias.
38. Elaboração e controle de escalas de férias.
39. Rescisões dos contratos de trabalho – planilha de cálculo, emissão de recibos e guias.
40. Homologação das rescisões dos contratos no Sindicato de classe ou na DRT.

Benefícios

41. Aquisição e controle de uniformes.
42. Controle dos seguros de vida dos funcionários.
43. Aquisição e distribuição de cestas básicas ou auxílio alimentação.
44. Controle de vale-alimentação e refeição.
45. Controle, aquisição e distribuição de vales transporte.
46. Controle de convênio de assistência odontológica.

Normas Regulamentadoras – Ministério do Trabalho

47. CIPA – Comissão Interna de Prevenção de Acidentes – Atendimento à NR-5.
48.  
49. Controle de convênio de assistência médica.
50. EPI´s – Equipamentos de Proteção Individual – Atendimento à NR-6.
51. PCMSO – Programa de Controle Médico e Saúde Ocupacional – Atendimento à NR-7.
52. PPRA – Programa de Prevenção a Riscos Ambientais – Atendimento à NR-9.
53. PPP – Perfil Profissiográfico Previdenciário e LTCAT – Laudo Técnico das Condições do Ambiente de Trabalho.

Outros

54. Obtenção de CND – Certidão Negativa de Débitos junto ao INSS. **
55. Obtenção de CRF – Certificado de Regularidade de Situação do FGTS perante a Caixa Econômica Federal. **
56. Treinamento interno e externo de funcionários com opção de cursos e palestras. **
57. Gestão de contratos de prestação de serviços terceirizados: controle de acesso; vigilância; limpeza; portaria; manobristas e outros.

Gestão de Serviços Jurídicos

1. Atualização e orientação permanente sobre a legislação que abrange a administração condominial.
2. Assessoria na elaboração e alteração da Convenção de Condomínio. **
3. Assessoria na elaboração e alteração de Regimentos Internos. **
4. Assessoria na análise de contratos de prestação de serviços, terceirização de mão-de-obra, locação de espaços etc.
5. Cobrança extrajudicial e judicial dos devedores de cotas condominiais. **
6. Emissão de relatórios de andamento das ações.
7. Consultoria em ações trabalhistas, fiscais, tributárias e cíveis. **
8. Acompanhamento das ações propostas em Juizados Especiais. **

Ele administra os interesses e negócios do condomínio, sua escolha é feita através de votação na forma estabelecida pela Convenção, não podendo o mandato ser superior a dois anos, permitida a reeleição. Ele representa o condomínio judicial e extrajudicialmente. É de sua função cumprir e fazer cumprir as normas estipuladas pela Convenção, pelo Regimento e pela Assembléia, aplicando multas quando necessário, prestar contas às assembleias, entre tantas outras coisas.
O mais comum é que o síndico seja um morador do condomínio, mas pode-se adotar a figura do síndico profissional, o que vem acontecendo com frequência.
O síndico dever ter o apoio de uma administradora de condomínios.

São as despesas referentes às obras que interessam à estrutura integral da edificação ou à aparência interna e externa das áreas comuns, bem como as necessárias a repor condições de habitabilidade do edifício.

Cabe exclusivamente ao proprietário, e não ao inquilino.

Sim. Os condôminos somente serão obrigados a custear a realização de uma obra se houver a devida aprovação pela Assembleia Geral. Tratando-se de alteração substancial na forma do edifício, é necessária a aprovação unânime.

São despesas relativas à manutenção do condomínio, tais como: salários, encargos trabalhistas e previdenciários; água, luz, limpeza, conservação e manutenção das áreas comuns, dos elevadores e pequenos reparos.

Essas despesas são pagas por quem está morando no imóvel, mesmo que este seja o inquilino.

Haverá, anualmente, uma Assembleia Geral Ordinária, convocada pelo síndico, na forma da Convenção, competindo-lhe, além das matérias inscritas na ordem do dia, por maioria dos presentes, a aprovação das verbas para as despesas do condomínio.

Quando a decisão envolver assuntos referentes às despesas ordinárias do condomínio, caso o locador não compareça à assembléia.

Depende do que dispuser a convenção. Na prática, é mais comum a convenção prever que todos os condôminos paguem as despesas condominiais.

O assunto é controverso. De fato, não é possível citar nomes, o que caracteriza constrangimento ilegal. Mas o síndico pode, na prestação de contas mensal, mencionar as unidades que deixaram de pagar a quota condominial.

Não, pois ela não pode, por exemplo, conter decisões que conflitem com a convenção do condomínio nem com a legislação vigente. Para isso, seria necessário alterar o texto da convenção em si, o que exige quorum específico, além do registro do novo documento em cartório.

O voto de inquilinos é permitido se ele estiver de posse de uma procuração específica do proprietário para este fim e somente quando o proprietário da unidade não estiver presente na assembleia.

A presença frequente do zelador na portaria caracteriza dupla função. Ele só deve ser acionado para substituir um funcionário em caso de emergência e apenas de forma eventual.

Ele deve determinar um horário de sua disponibilidade para tratar dos assuntos do condomínio. Fora desse período, o melhor é orientar os funcionários, principalmente o zelador, para que eles sejam intermediários das solicitações dos moradores, acionando o síndico apenas em casos urgentes.

Só são consideradas extraordinárias as despesas que representem acréscimo ou melhoria estética nos elevadores, como reforma e modernização de cabines. A manutenção pura e simples é despesa ordinária.

A legislação permite que as vagas sejam alugadas para pessoas estranhas ao edifício, desde que a convenção do condomínio autorize.

Sem auxílio, o síndico pode cometer erros, gerando passivos tributários e fiscais para o condomínio. Porém, se bem feita, a autogestão pode, sim, reduzir custos, mas muito pouco. O custo da administração por uma empresa especializada impacta muito pouco no rateio do condomínio.

As decisões na Justiça são a favor da presença dos animais. Por isso, recomenda-se permitir animais de pequeno porte, que não ofereçam risco à saúde, à segurança ou ao sossego dos moradores.

Nem tanto. A maior despesa do condomínio é com funcionários, seguida de consumo (água, luz etc.) e contratos de manutenção e conservação.

Desde o dia 7 de agosto de 2009 está em vigor a lei estadual n° 13.541/09, regulamentada pelo decreto nº 54.311/09, que proíbe o consumo de cigarros, cigarrilhas, charutos ou de qualquer outro produto fumígeno, derivado ou não do tabaco, em ambientes fechados, inclusive em condomínios. Portanto passa a ser um dever de todos não fumar ou permitir que seus visitantes o façam em áreas comuns, como elevadores, estacionamentos, áreas de lazer e de trânsito, entre outras.

Em decorrência das inúmeras reformas e modificações realizadas nas áreas comuns e privativas que causaram sinistros em Condomínios, no dia 18 de março de 2014, foi publicada pela ABNT (Associação Brasileira de Normas Técnicas) a NBR nº 16.280:2014 – “Reforma em edificações – Sistema de gestão de reformas – Requisitos”, que entrou em vigor no dia 18 de abril de 2014.

A NBR 16280:2014, foi criada para orientar e regulamentar um procedimento mínimo formal e regular para a execução desde pequenas reformas como grandes obras que possam afetar a estrutura, vedações ou sistema da Edificação do prédio, a ser seguido por síndicos e condôminos, no intuito de preservar a segurança das construções edilícias e de seus usuários. A norma em questão elaborada com a intenção de ser uma ferramenta para auxiliar o síndico e administradores, tanto na aprovação, quanto no acompanhamento das reformas realizadas no interior das unidades e nas áreas comuns do Edifício.

A norma técnica exige que as eventuais reformas ou modificações (mesmo alterações simples) sejam comunicadas ao síndico, que deverá aprová-las, ou não, caso considere que elas causem risco à edificação ou aos moradores.

Por ocasião da realização das alterações nas unidades privativas deverão ser apresentadas junto com um laudo técnico, assinado por profissional habilitado (engenheiro ou arquiteto, dependendo da natureza da obra), descrevendo-se todo o planejamento e gestão da obra, cujos requisitos são no total de 08 (oito), que devem ser atendidos para realização de uma gestão adequada, devendo, ainda, serem respeitados quatorze outros requisitos para a realização da reforma, estipulados pela ABNT na norma em referência.

Frise-se que antes do início da reforma, o síndico deverá solicitar ao condômino que apresente documento hábil a comprovar o atendimento da mencionada Norma e para tanto fazemos seguir modelo de termo de responsabilidade que dará ciência da reforma pretendida, permitindo ao Sr. Síndico, adotar as providências que se fizerem necessárias ao eventual acompanhamento da obra.

Por isso, é de fundamental importância que o síndico e o zelador do Condomínio estejam atentos para que os procedimentos estabelecidos nesta norma sejam devidamente observados pelo responsável pela contratação da reforma.

Quanto a documentação das obras e reformas deverão ser arquivadas, ficando sob os cuidados e guarda do Condomínio, para eventual exibição em caso de fiscalização.

Dessa forma, os condôminos que forem iniciar uma obra/reforma deverão preencher e entregar o Termo de Responsabilidade, atendendo a tais requisitos, devidamente assinado, acompanhado dos documentos exigidos pela norma em comentário, cabendo, ressaltar que nenhuma obra deverá ser iniciada antes do atendimento das exigências acima informadas, a fim de evitar possível responsabilidade civil por parte do síndico.

A Coleta Seletiva é mais um processo educativo, conscientemente responsável, do que propriamente uma renda extra de grande valor. Portanto, seja qual for a motivação do condomínio para iniciar esta tarefa, ela só obterá sucesso se quase a totalidade dos condôminos participarem ativamente dessa rotina.